Last saved by: user

Seminar Nasional Ergonomi 2012	ISBN - 978-602-17085-0-7
STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN MUTU 
	GUDANG FARMASI KABUPATEN   DINAS KESEHATAN 
	KABUPATEN OGAN KOMERING ILIR 

Poppy Indriani
	Dosen Universitas Bina Darma Palembang 
Jl. A. Yani No. 12 Palembang Telp. (0711)512318 

ABSTRAK 
Gudang Farmasi Regency  (GFK) merupakan unit fungsional yang bertugas melayani distribusi obat-obat ke 
seluruh puskesmas di Kabupaten Ogan Komering Ilir. Gudang Farmasi Regency  (GFK) seringkali mendapat 
teguran dan mendapat penilaian kurang baik dalam pengelolaan dan pelayanan distribusi obat-obatan.Tujuan 
penelitian adalah membuat strategi pengembangan sistem manajemen mutu gudang farmasi kabupaten Dinas 
Kesehatan Kabupaten Ogan Komering Ilir. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dimana metode pengumpulan 
data yang dilakukan dengan wawancara dan obeservasi terhadap objek penelitian. Alat analisis yang digunakan 
adalah SWOT.   Data untuk analisis SWOT di dapat dari kegiatan Forum Group Discussion.Berdasarkan hasil 
penelitian didapat 2 Strategi pengembangan sistem manajemen mutu gudang farmasi kabupaten Dinas Kesehatan 
Kabupaten Ogan Komering  Ilir yaitu  1) Strategi yang berhubungan  dengan  pegawai  dan  2).  Strategi yang 
berhubungan dengan prosedur pelayanan, dokumentasi dan invetarisasi serta penyimpanan obat-obatan 
Kata Kunci : Strategi Pengembangan, Sistem Manajemen Mutu 

1.	PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang 
Gudang Farmasi Regency (GFK) merupakan salah satu unit kerja pada Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Komering Ilir. Gudang Farmasi Regency (GFK) merupakan unit fungsional yang bertugas melayani distribusi obat-obat ke seluruh puskesmas di Kabupaten Ogan Komering Ilir. 
Dalam melaksanakan tugasnya Gudang Farmasi Regency (GFK) harus memberikan pelayanan yang terbaik bagi puskesmas-puskesmas yang ada sehingga akan dapat mendistribusikan obat-obat secara baik. Untuk itu pihak Gudang Farmasi Regency (GFK) juga harus menjalankan prosedur-prosedur kerja dalam pelayanan dan sistem dokumentasi yang baik sehingga laporan distribusi dapat tersusun dengan baik dan dapat dipertanggung jawabkan. Tetapi pada kenyataannya berdasarkan hasil pemeriksaan yang dilakukan oleh instansi pemeriksa negara banyak ditemukan kesalahan-kesalahan administrasi dalam pelaksanaan distribusi obat seperti tidak ada prosedur yang jelas mengenai distribusi dan sistem pecatatan keluar masuk obat yang kurang baik. Selain itu sistem pemetaan dan penyimpanan gudang kurang tertata dengan baik sehingga menyulitkan dalam melakukan pekerjaan dan pengecekan persediaan obat-obatan. Kondisi ini menyebabkan pihak Gudang Farmasi Regency (GFK) seringkali mendapat teguran dan mendapat penilaian kurang baik dari instansi pemeriksa tersebut. 
Untuk mengatasi kondisi ini maka kepala Gudang Farmasi Regency (GFK) Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Komering Ilir berinisiatif memperbaiki sistem manajemen mutu dalam pengelolaannya. Maka perlu adanya strategi dalam mengembangkan sistem manajemen mutu tersebut. 
1.2. Perumusan Masalah 
Berdasarkan latar belakang di atas maka perumusan masalah adalah ”Bagaimana strategi pengembangan sistem manajemen mutu gudang farmasi kabupaten Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Komering Ilir ?” 
1.3. Tujuan Penelitian 
Tujuan penelitian ini adalah untuk membuat strategi pengembangan sistem manajemen mutu gudang farmasi kabupaten Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Komering Ilir 

2.	TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Definisi Sistem Manajemen Mutu 
Sistem manajemen mutu didefinisikan sebagai sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu (Gaspersz, 2001; 10-11). Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi. Sedangkan berdasarkan ISO 9000:2005 mengenai dasar-dasar kosa kata klausul 3.2.3. sistem manajemen mutu adalah sistem manajemen   untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi  dalam hal mutu (Worlwide Quality Assurance) 

H-34 

Seminar Nasional Ergonomi 2012	ISBN - 978-602-17085-0-7

2.2   8 Prinsip Sistem Manajemen Mutu 
Sistem manajemen mutu mempunyai 8 prinsip (Zuhrawaty, 2009; 9)  yaitu: 
1. 	Fokus pelanggan, Organisasi harus selalu memenuhi permintaan pelanggan bahkan bila dimungkinkan 
melebihi yang diinginkan pelanggan, sehingga tercapai kepuasan pelanggan, dimasa kini maupun dimasa akan datang. 
2. 	Kepemimpinan. Kepemimpinan dalam organisasi sangat dibutuhkan untuk menetapkan tujuan dan arah 
organisasi serta berusaha menciptakan interaksi yang sehat dengan seluruh karyawan sehingga tercipta lingkungan kerja yang kondusif untuk mencapai tujuan organisasi. 
3. 	Keterlibatan Orang. Orang/ karyawan pada semua tingkatan merupakan faktor yang sangat penting dari 
suatu  organisasi  dan  keterlibatan  mereka  secara  penuh  akan  memungkinkan  kemampuan  mereka digunakan untuk manfaat organisasi. 
4. 	Pendekatan Proses. Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara efisien, apabila aktivitas dan sumber-
sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Suatu proses dapat didefinisikan sebagai integrasi sekuensial dari orang, material, metode, mesin dan peralatan, dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output bagi pelanggan. 
5. 	Pendekatan system. Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan, dari proses- proses yang saling 
berkaitan sebagai suatu sistem, akan memberikan kontribusi pada efektifitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan- tujuannya. 
6. 	Peningkatan berkelanjutan. Peningkatan terus- menerus dari kinerja organisasi secara keseluruhan harus 
menjadi  tujuan  tetap  dari  organisasi.  Peningkatan  terus-menerus  didefinisikan  sebagai  suatu  proses 
sebagai suatu proses   yang berfokus pada upaya terus-menerus meningkatkan efektifitas dan atau efisiensi 
organisasi  untuk  memenuhi  kebijakan  dan  tujuan  dari  organisasi  itu.  Peningkatan  terus-  menerus 
mambutuhkan  langkah-  langkah  konsolodasi  progresif,  menanggapi  perkembangan  kebutuhan  dan 
	ekspektasi pelanggan, dan akan menjamin suatu evolusi dinamik dari sistem manajemen mutu. 
 7. Pendekatan fakta. Keputusan yang efektif adalah keputusan yang berdasarkan pada analisis data dan 
	informasi  untuk  menghilangkan  akar  penyebab  masalah,  sehingga  masalah-  masalah  kualitas  dapat 
	terselesaikan secara efektif dan efisien. 
8. 	Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok. Suatu organisasi dan pemasok adalah saling 
tergantung, dan suatu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah 

2.3 Tahap-tahap Pengembangan Sistem Manajemen Mutu 
Terdapat beberapa tahap dalam pengembangan sistem manajemenmutu (Gaspersz, 2001, 11-17) yaitu: 
1.   Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen mutu yang akan diterapkan. 
2.   Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin senior dari organisasi 
3.   Menetapkan suatu kelompok kerja atau komite pengaruh yang terdiri dari manajer-manajer senior. 
4.   Menugaskan wakil manajemen (management representative). 
5.   Menetapkan tujuan-tujuan kualitas dan implementasi sistem 
6.   Meninjau ulang sistem manajemen kualitas yang sekarang. 
7.   Mendefinisikan struktur organisasi dan tanggung jawab. 
8.   Menciptakan kesadaran kualitas (quality awareness) pada semua tingkat dalam organisasi. 
9.   Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem manajemen kualitas dalam manual kualitas (buku panduan). 
10.  Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur-prosedur. 
11.  Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur operasional atau prosedur terperinci. 
12.  Memperkenalkan dokumentasi. 
13.  Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam sistem. 
14.  Meninjau ulang dan melakukan audit sistem manajemen kualitas 

2.4 Klausul-klausul ISO 9001:2008 
Setidaknya terdapat 20 elemen dalam ISO 9001 yang terbagi dalam 8 klausul (Patterson, 2010;31-41) yang perlu diperhatikan oleh manajemen organisasi yang menerapkan sistem manajemen mutu : 
1.   Klausul 1. Ruang Lingkup. Ruang lingkup ISO 9001: 2008 telah dikembangkan atau diperluas. Dalam 
	hal  ini  persyaratan-persyaratan  standar  telah  menekankan  untuk  memenuhi  kepuasan  pelanggan 
	melalui efektivitas dan aplikasi sistem mutu, termasuk proses-proses untuk    meningkatkan terus-
	menerus dan jaminan kesesuaian 
2.   Klausul 2. Refaensi Normatif. Klausul ini hanya memuat referensi-referensi dan ISO 9001:2008. 
3.   Klausul  3. Istilah dan Defnisi.    Klausul ini menyatakan bahwa istilah dan definisi-definisi yang 
	diberikan dalam ISO 9000:2008 (Quality Management System —Fundamental and Vocabulary). 
4.   Klausul 4. Sistem Manajemen Mutu. Klausul ini lebih menekankan pada kebutuhan untuk peningkatan 
	terus-menerus  (continual improvment).  Manajemen  organisasi harys  menetapkan  langkah-langkah 
	untuk implementasi sistem manajemen mutu 9001:2008. 
5.   Klausul 5. Tanggung Jawab Manajemen. Klausul ini menekankan pada komitmen dan manajemen 
	puncak menuju perkembangan dan peningkatan sistem manajemen mutu ISO 90012008. Klausul ini 

H-35 

Seminar Nasional Ergonomi 2012	ISBN - 978-602-17085-0-7

juga “memaksa” keterlibatan manajemen puncak dengan kebutuhan-kebutuhan pelanggan, menetapkan kebijakan  untuk  mutu,  menetapkan  tujuan-tujuan  mutu,  perencanaan  sistem  manajemen  mutu, menetapkan  tanggung jawab dan  wewenang organisasi, mengangkat secara formal seorang yang mewakili manajemen dan menjamin proses komunikasi internal yang tepat, serta harus melakukan peninjauan ulang sistem manajemen mutu 
6.   Klausul 6. Manajemen Sumber Daya Manusia. Klausul ini menyatakan bahwa suatu organisasi hasus 
	menetapkan  dan  memberikan  sumber-sumber  daya  yang  diperlukan  secara  tepat,  personel  yang 
	bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas harus didefinisikan dalam sistem manajemen mutu ISO 
	9001  2008 serta memiliki kompetensi yang berkaitan dengan pendidikan yang relevan, pelatihan, 
	keterampilan dan pengalaman 
7.   Klausul 7. Realisasi Produk. Klausul ini menyatakan bahwa organisasi harus menjamin bahwa proses 
	realisasi produk berada di bawah pengendalian agar memenuhi persyaratan produk 
8.   Klausul 8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan. Menurut klausul ini organisasi harus menetapkan 
	rencana-rencana dan menerapkan proses-proses pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan 
	yang diperlukan agar menjamin kesesuaian dan produk, menjamin kesesuaian dan sistem manajemen 
	mutu dan meningkatkan terus-menerus efektivitas dan sistem manajemen mutu 
3.	METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Desain Penelitian 
Penelitian  ini  adalah  penelitian  kualitatif,  yaitu  penelitian  yang  menggunakan  pendekatan  yang  menekankan analisisnya pada proses penyimpulan dededuktif dan induktif serta analisis terhadap dinamika hubungan antar fenomena yang diamati dengan menggunakan logika ilmiah.. 
3.2 Objek /key informan Penelitian 
Objek penelitian ini adalah gudang farmasi kabupaten Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Komering Ilir. Key informan  penelitian  ini adalah  kepala gudang farmasi kabupaten, kepala tata usaha dan  staf gudang farmasi kabupaten Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Komering Ilir. 
3.3 Tempat dan Waktu Penelitian 
Penelitian dilakukan pada gudang farmasi kabupaten Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Komering Ilir pada periode Maret - April 2012. 
3.4 Metode Pengumpulan Data 
Metode pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini adalah : 
1.   Wawancara. Wawancara adalah melakukan tanya jawab dengan pihak yang terkait untuk mendapatkan 
	informasi dan data-data yang dibutuhkan. 
2.   Obeservasi.  Observasi adalah  melakukan pengamatan secara langsung pada lingkungan 
3.   Dokumentasi dilakukan dengan cara mencari dan mengumpulkan data, sumber informasi dan bahan-bahan 
	yang diperoleh dari buku, literature, artikel 
3.5 Metode Analisis 
Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif.   Menurut Moleong  (2008;  6) penelitian kualitatif adalah penelitian yang secara holistik bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami subjek penelitian baik prilaku, motivasi, persepsi maupun tindakannya dan secara deskripsi dalam bentuk kata-kata maupun bahasa pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode ilmiah. 
Alat analisis yang digunakan untuk menentukan strategi pengembangan awal adalah SWOT yaitu salah satu metode untuk menggambarkan kondisi dan mengevaluasi suatu masalah, proyek atau konsep bisnis yang berdasarkan faktor internal (dalam) dan faktor eksternal (luar) yaitu Strengths, Weakness, Opportunities dan Threats. Matriks SWOT yang digunakan adalah matriks kualitatif. 

4.	PEMBAHASAN
Untuk mendapatkan informasi mengenai Strengths, Weakness, Opportunities dan Threats dilakukan wawancara terhadap key informan selanjutnya dilakukan analisis terhadap informasi yang didapat. Selain informasi dari key informan maka peneliti juga melakukan observasi dan pemeriksaan sistem dan dokumentasi yang ada. Setelah informasi dikumpulkan dan dianalisa maka dilakukan kegiatan FGD (forum grup discussion) antara peneliti dan key informan  untuk  membahas  hasil  analisa  dan  menetapkan  strategi  pengembangan  sistem  manajemen  mutu. Berdasarkan hasil FGD tesebut maka didapat analisis SWOT sebagai berikut : 
Strengths (kekuatan) 
1.   Adanya keinginan dari Kepala gudang farmasi kabupaten untuk memperbaiki sistem manajemen mutu 
2.   Adanya dukungan moril dan dana dari Kepala Dinas untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 
	9001:2008 
3.   Adanya keinginan dan kemauan yang kuat dari kepala gudang farmasi kabupaten dan kepala tata usaha 
	gudang farmasi kabupaten untuk memberikan pelayanan yang baik dan cepat kepada user (puskesmas) 
4.   Keinginan yang kuat dari para pegawai untuk melakukan perubahan ke arah perbaikan demi pelayanan 
	yang baik terhadap puskesmas 
Weakness (kelemahan) 

H-36 

Seminar Nasional Ergonomi 2012	ISBN - 978-602-17085-0-7

1.   Kepala gudang farmasi kabupaten, kepala tata usaha gudang farmasi kabupaten  dan  pegawai belum 
	mengerti bagaimana menjalankan sistem manajemen dan mengelola sistem pengarsipan 
2.   Sistem dokumentasi dan kearsipan yang tidak tertata dengan baik dan kurang teridentifikasi 
3.   Rendahnya disiplin pegawai dalam penerapan prosedur aturan pelayanan kepada puskesmas. 
4.   Belum  adanya  instruksi  kerja  mengenai  pekerjaan-pekerjaan  pelayanan  terhadap  puskesmas  yang 
	terdokumentasi 
5.   Kurang disiplinya pegawai terhadap pencatatan pengeluaran dan pemasukkan obat-obatan 
6.   Dokumentasi susunan dan inventarisasi persediaan obat-obatan kurang baik 
7.   Kurang baiknya susunan persediaan obat-obatan sehingga pencatatan dan pelayanan menjadi kurang baik 
8.   Kurang jelasanya tanggung jawab masing-masing individu pegawai sehingga seringkali terjadi Opportunities (peluang) 
1.   Adanya Undang-undang Nomor  25 tahun  2009 mengenai pelayanan publik dimana undang-undang ini 
	dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam hubungan antara masyarakat dan penyelenggara 
	dalam pelayanan publik 
2.   Adanya  Kep.  MenPAN  Nomor	63/KEP/M.PAN/7/2003  Tentang  Pedoman  Umum  Penyelenggaraan
Pelayanan Publik
Threats (Hambatan) 
1.   Letak puskesmas-puskesmas yang dilayani banyak yang relatif jauh dan kurang baik sarana prasarana 
	transportasi sehingga pelayanan menjadi . 
Berdasarkan hasil analisis SWOT tersebut dan hasil diskusi dengan para key informan maka ditentukan strategi pengembangan  sistem  manajemen  mutu  pada  gudang  farmasi  kabupaten  Dinas  Kesehatan  Kabupaten  Ogan Komering Ilir. Strategi pengembangan di bagi menjadi 2 strategi pokok yaitu 1) Strategi yang berhubungan dengan pegawai  dan  2).  Strategi  yang  berhubungan  dengan  prosedur  pelayanan,  dokumentasi  dan  invetarisasi  serta penyimpanan obat-obatan : 
1.   Strategi yang berhubungan dengan pegawai. Strategi ini meliputi : 
a.   Penentuan tanggung jawab masing-masing pegawai 
b.   Menentukan standar hasil kerja masing-masing pegawai 
c.   Pengukuran sacara kuantitatif hasil kerja pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukannya setiap periode 
	yang telah ditentukan. 
d.   Peningkatan disiplin pegawai dengan melakukan penilaian secara langsung terhadap hasil kerja. 
e.   Peningkatan disiplin pegawai terhadap penerapan prosedur denga melakukan monitoring dan supervisi 
	dalam pelaksanaan pekerjaan. 
2.   Strategi yang berhubungan dengan prosedur pelayanan, dokumentasi dan invetarisasi serta penyimpanan 
	obat-obatan 
a.   Membuat  prosedur-prosedur  pelayanan  terhadap  puskesmas  dan  melakukan  sosialisasi  prosedur-
	prosedur tersebut 
b.   Penentuan prosedur-prosedur kerja bagi pegawai 
c.   Mendokumentasikan secara langsung terhadap hasil kerja semua kegiatan yang telah dilakukan 
d.   Melakukan perbaikan pada sistem penyimpanan obat dan pemetaan letak persediaan obat-obatan 
e.   Perbaikan dalam sistem pencatatan keluar masuk obat. 
Ke dua strategi yang telah dijabarkan dalam beberapa poin hendaknya dapat dilaksanakan oleh pihak tersebut 
hendaknya dapat dilaksanakan oleh pihak gudang farmasi kabupaten Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Komering 
Ilir.  Selanjutnya  jika  strategi  tersebut  telah    dilaksanakan  dan  dievaluasi  untuk  melihat  kekuarangan  dan 
hambatannya maka akan dilakukan perbaikan selanjutnya menentukan strategi lanjutan dalam pengembangan sistem 
manajemen mutu. 
5.	KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan 
Berdasarkan hasil penelitian di atas maka didapat strategi pengembangan sistem manajemen mutu adalah sebagai berikut : 
1.   Strategi pengembangan yang kembangkan oleh gudang farmasi kabupaten Dinas Kesehatan Kabupaten 
	Ogan Komering Ilir terdiri dari 2 strategi yaitu 1) Strategi yang berhubungan dengan pegawai dan 2). 
	Strategi yang berhubungan dengan prosedur pelayanan, dokumentasi dan invetarisasi serta penyimpanan 
	obat-obatan 
2.   Masing-masing strategi kemudian di pecah menjadi beberapa poin untuk mempermudah penerapan strategi 
	tersebut. 
5.2. Saran 
Adapun saran yang diberikan adalah : 
1.   Pihak gudang farmasi kabupaten Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Komering Ilir sebaiknya menerapkan 
	strategi secara bertahap dan mensosialisasikan  kepada pegawai sehingga tidak terjadi penolakan dari 
	pegawai 

H-37 

Seminar Nasional Ergonomi 2012	ISBN - 978-602-17085-0-7

2.   Pihak  gudang  farmasi  kabupaten  Dinas  Kesehatan  Kabupaten  Ogan  Komering  Ilir  hendaknya 
	melaksanakan evaluasi dan monitoring terhadap strategi yang dijalankan untuk mengetahui hambatan-
	hambatan apa saja sehingga dapat dilakukan perbaikan-perbaikan terhadap pelaksanaan strategi tersebut. 

DAFTAR PUSTAKA 
Gaspersz, 2006, ISO 9001:2000 and continual quality improvement, Jakarta, Gramedia
Miranda  dan  Tunggal  Setyo,	2003,  Penerapan  Sistem  Manajemen  Terpadu  pada  Organisasi  Jasa,  Jakarta,
Gramedia
Patterson. James G, 2010, ISO 9000 Standar Kualitas Seluruh Dunia, Jakarta, Indeks Siswanto, 2005, Total Quality Management, Yogyakarta,  Andi 
Tjiptono. Fandy, 2001, Prinsip-prinsipp Total Qualty Service, Yogyakarta, Andi 
Zuhrawaty, 2009, Panduan dan Kiat Sukses menjadi Auditor ISO 9001, Jakarta, Media Pressindo 
___________,  2009, ISO 9001:2008 Quality Management System-Requirement, Worldwide Quality Assurance, 
	South East Asia 

H-38